Bár most nem vagyunk annyira bezárva, mint tavasszal, sok cég döntött úgy – igen felelősen, – hogy megtartja a home office-t. Az IT-ban ez nyilván jóval könnyebb, egyrészt, a tevékenységek természete, másrészt az eszközpark, harmadrészt az elérhető szoftverek és az alap hozzáértés miatt.
Viszont az online meetingeknek megvannak a maguk hátulütői. Mindjárt itt van példának az, hogy ami személyesen csak egy gyors kérdés-válasz-továbbhaladás folyamat lenne, arra távoli munkavégzés esetén külön egyeztetést kell kiírni. Aztán a hr-esek által gyakran hangoztatott testbeszéd hiánya is probléma; főleg, hogy sok helyen nem is videóval, csak hanggal történnek a bejelentkezések.
De, ha már ez a helyzet, akkor nézzük meg, hogyan tehetők hatékonyabbá ezek a megbeszélések!
-
Felkészülés
X db online meetingen túl olyasmit már senkinek nem kezdünk el javasolni, hogy nézze meg, működik-e a kamera, vagy csukja be az ablakot, ha hangosak a szomszédok, mert ez alap. Viszont a meeting témáját illetően nélkülözhetetlen a felkészülés. Legyen minden megnyitva, amire szükség lehet, ne lassítsd a folyamatot keresgélésekkel, amiről pedig neked kell beszélni, abban szedd össze a gondolataidat.
-
Kell-e small talk?
Amennyiben külföldi, pláne angol vagy amerikai partnerrel, kollégával tárgyalsz, nélkülözhetetlen egy kis "how are you doing?", de itthon ez kevésbé bevett. Ha a csapat lehetővé teszi, nyugodtan csapjatok rögtön a lecsóba, elvégre minden idő, amit elvesztetek a távolság miatt, visszahozható a csivitelés kizárásával.
-
Kell egy "moderátor"
Ha valaki egy adott céllal írja ki a meetinget, egyértelmű, hogy neki kell vezetni a beszélgetést. Őt érdemes meghagyni ebben a szerepkörben, akkor is, ha kicsit lassabban szedi magát össze, és te mondjuk dominánsabb típus vagy. Ha nagyon kisiklik a megbeszélés, finoman érdemes visszaterelni a megfelelő mederbe.
Amennyiben nincs konkrét ember, aki a meeting "gazdája", akkor érdemes olyan embernek a kezébe adni a fonalat, aki hatékonyan, lényegre fókuszáltan képes moderálni - minden csapatban van valaki, akinek ez jól megy. A meeting felelősének feladata az is, hogy az esetleges nézeteltérések ne vigyenek el sok időt, szülessen konszenzus ezeket illetően.
-
Legyen kijelölt téma!
Fontos, hogy az esemény kiírásában legyen pontosan meghatározva, akár kisebb leírással is, miről lesz szó. Legyenek vázlatpontok, checklistek, amelyeken fontos végigmenni - ezek kipipálása ráadásul pszichológiailag is segít a meetinget hatékonynak érezni, hiszen látható haladás történik a megbeszélés során.
-
Mikor, kinek jó?
Amíg az irodai munka során gyakran együtt esznek a csapatok, otthon sokkal változatosabb lehet a pihenőidő megtartása. Biztos, hogy vannak a csapatban "pacsirták és baglyok" egyaránt, ahogy korán és későn ebédelő tagok is. Fontos, hogy valamennyire igyekezzetek alkalmazkodni egymáshoz, figyelni egymásra. Ez leginkább úgy tartható, ha előre kijelöltök néhány biztos időpontot, ami mindenkinek megfelelő, és ezekre szorítkoztok meetingek esetén; kivéve persze a sürgős eseteket.
Pl.: Ha 10-kor indul a daily stand uppal a munka, ami kb. félórás, akkor utána 10-15 perc pihenővel kezdődhet a következő meeting - ami jó eséllyel még a korán ebédelők idejébe sem csúszik bele. A későn ebédelőknek, ha pl. 2-kor esznek, 1-től még beleférhet egy 45-50 perces megbeszélés, amin már a korán evők is meg tudnak jelenni. Ha a munkaidő nagyjából 18 óráig tart, akkor további meetingek 15 órától még folyamatosan kiírhatók, elég sok belefér ebbe a szakaszba. Persze multicég esetén össze kell egyeztetni a közös nagy prezentációkkal és megbeszélésekkel is, de ez bizonyára azért megoldható.
Így elkerülhető, hogy valaki már fél lábbal az ebédszünetben legyen, más meg esetleg csúszásban érkezzen a megbeszélésre. Ha nem figyeltek egymás igényeire, a motiváció a csapatban csökkenhet, ami pedig ront a hatékonyságon!
-
Kétperces szabály
A közbeszólások elkerülésére, érdemes mindenkinek kb. 2 percet adni arra, hogy kifejthesse a mondandóját, ám eközben nem szabad senkit félbeszakítani.
-
A meeting lezárása
Hogy minden csapattag azt érezze, eredményekkel távozott, szükség van lezárásra, a konklúziók megállapítására, annak összegzésére, miért volt egyáltalán a meeting, és mennyire teljesültek ezek ez elvárások. Ezt memo-val írásban is célszerű alátámasztani.
+ 1. Mindig érdemes átvenni magadban is, számodra mennyire volt értelme az adott meetingnek, előrébb jutottál-e a munkádban általa. Ha nem, akkor ezt jelezd a projektmenedzsered felé, pláne, ha ismétlődő jelleggel van ilyen érzésed. Az érzés mellett persze érveket is fontos felhozni, minden esetben elemezd a helyzetet, mi nem volt megfelelő, eredményre vezető a kommunikációban.
ExperienceIT: gyakorlati bootcampünkön agilis és scrum módszerek szerint történik az együttműködés, ami szükség esetén a távoli tanulást, projektrészvételt is lehetővé teszi!
Ajánlott bejegyzések:
A bejegyzés trackback címe:
Kommentek:
A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.
